POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – ACCOUNTASK S.A.S.

La empresa de ACCOUNTASK S.A.S., identificada con Nit.900528270-4 (en adelante ACCOUNTASK), domiciliada en la Calle 32 # 28-51 Int 10-02 de la ciudad de Bucaramanga – Colombia, presta asesoría especializada a través de dos líneas de servicio para Pymes: 1. Outsourcing Contable, Tributario y de Nomina. 2. Outsourcing Jurídico. Para ACCOUNTASK la protección de los datos personales y la confidencialidad de la información de sus clientes, clientes potenciales, empleados , ex empleados, contratistas, proveedores, practicantes o aspirantes a laborar dentro de la compañía, es de suma importancia, es por esto que se ha desarrollado y adoptado la siguiente política de tratamiento de datos personales, en la cual se evidencia claramente su compromiso con la protección y respeto de los derechos de los titulares de los datos a los que ha tenido acceso y que se encentran en bajo su posesión y control. Todos los empleados y contratistas de ACCOUNTASK están obligados a conocer y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones en todo momento; el incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual, además de la obligación de responder por daños y perjuicios que les sean causados a los titulares de los datos.

Glosario:

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona, su uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial, étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C. Co). Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Por ejemplo; libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector, grupo de personas o a la sociedad en general, como entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por ACCOUNTASK dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre entre otras, las bases de datos, la recolección y fines del tratamiento.

Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren los datos.

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias con los derechos particulares o privados consagrados en la ley.

Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.

Documento de archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como entre otros; la recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación o supresión de esa clase de información.

Transferencia: Actividad que tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información con los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra ubicado dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento del encargado por cuenta del responsable.

Marco legal.

1. a) Constitución Política, artículo 15.
2. b) Ley 1266 de 2008.
3. c) Ley 1581 de 2012.
4. d) Decreto Reglamentario 1727 de 2009.
5. e) Decreto Reglamentario 2952 de 2010.
6. f) Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
7. g) Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015.
8. h) Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011.
9. i) Resoluciones y Circulares Externas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con el Registro Nacional de Bases de Datos.

Principios para el tratamiento de datos personales.

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se emplearán de manera armónica e integral los siguientes principios:

Principio de libertad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales solo puede ejercerse salvo norma legal, en contrario, una vez obtenido el consentimiento previo, expreso e informado del titular, en ausencia del mandato legal o judicial que releve el consentimiento no podrán ser obtenidos ni divulgados sin la autorización previa del titular. ACCOUNTASK deberá informar al titular de los datos de manera previa, clara y suficiente la finalidad de la obtención de la información suministrada y, por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.  El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos en eventos, ferias, congresos o reuniones, como para los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos ACCOUNTASK. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.

Principio de limitación de la recolección: ACCOUNTASK sólo podrá recolectar datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. ACCOUNTASK hará todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Los datos recolectados deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, dicha finalidad debe ser informada por ACCOUNTASK al titular del dato de manera previa, clara y suficiente. Los datos deben ser tratados de acuerdo con los usos autorizados. Si con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.

Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades se procederá a la supresión de los datos, la cual podrá significar que los mismos se mantendrán en archivos históricos que no podrán ser utilizados o compartidos, pero si mantenidos a disposición de autoridades para la atención de sus requerimientos o con una finalidad histórica o estadística.

Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación a partir de las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.

Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales. Principios relacionados con la calidad de la información.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos, suficientes y, cuando así lo solicite el titular o cuando ACCOUNTASK lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos en el momento que sea procedente.

Principio de transparencia: En la recolección uso y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: La recolección, uso y tratamiento de datos sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley y demás normas que la desarrollan.

Principio de seguridad: Los datos personales e información sujeta a tratamiento, será objeto de protección y deberá manejarse con las medidas y recursos técnicos, humanos y administrativos que sean necesarios para brindar seguridad a los registros, así como con la adopción de herramientas tecnológicas de protección, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; cada persona vinculada con ACCOUNTASK está en la obligación de cumplir de manera rigurosa con las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales y/o información confidencial.

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

1. a) Al titular del dato.
2. b) A las personas autorizadas por el titular del dato.
3. c) A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

1. a) Al titular del dato.
2. b) A las personas autorizadas por el titular del dato, quienes, en tal caso, deberán ser debidamente autorizados para el efecto a través de poderes generales o especiales con presentación personal ante Notario.
3. c) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales. En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 como responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el titular del dato.

Principio de facilitación: Los responsables del tratamiento deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.

Principio de no discriminación: De acuerdo al responsable del tratamiento de datos, deberá entregar información a todas las personas que lo soliciten siempre y cuando tengan derechos sobre estos o autorización expresa del titular, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias.

Principio de gratuidad: Según el cual, el acceso a la información es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.

Principio de celeridad: Este principio busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa. Finalidad de la obtención de datos personales e información confidencial:

ACCOUNTASK está en la obligación de tratar de manera leal y acorde a los postulados legales y jurisprudenciales los datos personales y la información confidencial usándolos solo para cumplir los fines relacionados con su objeto social y en especial los siguientes:

Además de cumplir con los fines anteriormente mencionados ACCOUNTASK obtiene los datos personales y la información suministrada por los titulares para los siguientes fines:

1. a) Para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual respecto de cualquiera de los productos y /o servicios ofrecidos por ACCOUNTASK que la persona haya o no adquirido con respecto a cualquier relación negocial subyacente que tenga con el titular, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
2. b) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios prestados por ACCOUNTASK, sus empresas vinculadas, o aliados comerciales.
3. c) Suministrar información de contacto para desarrollar labores de mercadeo bien sea por ACCOUNTASK o por terceros aliados.
4. d) Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a empresas vinculadas a ACCOUNTASK o terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube, archivo o administración de la información.
5. e) Transferir o transmitir, nacional o internacionalmente, a las compañías afiliadas a ACCOUNTASK, en calidad de encargados o a terceros en virtud de un contrato.

Una vez ACCOUNTASK obtenga la autorización expresa para realizar el tratamiento de datos personales y/o información confidencial también podrá:

1. a) Conocer la información del titular del dato que repose en centrales de información crediticia o en operadores de bancos de datos de información financiera, comercial y provenientes de terceros países a que se refiere la Ley 1266 de 2008 para los fines indicados en dicha Ley y sus normas reglamentarias o modificatorias.
2. b) Acceder y consultar la información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública (como entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía, Registraduría Nacional del Estado Civil, los Juzgados, Tribunales y Altas Cortes ya sea nacional, internacional o extranjera.

Respecto de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad de ACCOUNTASK, los datos tomados de los documentos que suministran al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de las oficias, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de ACCOUNTASK y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

No obstante lo anterior, cualquier persona que ingrese a las instalaciones de ACCOUNTASK podrá no autorizar que sus datos personales provenientes de los registros fotográficos o en video que hagan las sociedades tengan el tratamiento anteriormente mencionado. Para lo cual deberá solicitar y diligenciar el formato de no autorización para el tratamiento de datos personales. En este evento, dichos registros serán posteriormente destruidos, de acuerdo con las prácticas respectivas de las empresas de seguridad privada.

En cuanto a la finalidad del tratamiento de datos personales frente a la celebración de eventos y actividades de responsabilidad social: ACCOUNTASK podrá promocionar, realizar y organizar eventos con las diferentes contrapartes o terceros. De la misma manera, dichas actividades se podrán realizar en cooperación con fundaciones, entidades sin ánimo de lucro, organismos e instituciones del Estado y en general, cualquier sujeto del sector público o privado. Con objetivo de dar cumplimiento a la finalidad, se podrán transmitir los datos a las entidades que sean partícipes en la promoción, organización y ejecución de las actividades de las sociedades. Los encargados del tratamiento de datos personales adoptarán las disposiciones de la presente Política de Privacidad para el Tratamiento de Datos Personales y las instrucciones que, en particular, imparta ACCOUNTASK.

ACCOUNTASK podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base en los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de datos personales.

Derechos de los titulares de los datos personales e información confidencial:

ACCOUNTASK, sus empleados, contratistas y las demás personas que tengan acceso a la información o datos personales del titular, están obligadas a cumplir estas políticas y a respetar y garantizar los siguientes derechos:

1. Consulta: Los titulares o sus causahabientes debidamente acreditados de conformidad con la Ley, podrán consultar, mediante solicitud escrita, de forma gratuita y con arreglo a la ley sus datos que reposen en cualquier base de datos cuyo responsable sea ACCOUNTASK. ACCOUNTASK está en la obligación de garantizar el derecho a consultar toda la información contenida en el registro individual del titular o vinculada con la identificación del mismo. Para ejercer este derecho, el titular deberá seguir el procedimiento que se indica en la presente política.
2. Rectificación y actualización de datos: El titular tiene derecho a rectificar y actualizar, la información que considere puede ser incompleta o inexacta, para lo cual deberá seguir el procedimiento establecido en la presente Política. Adicionalmente, y de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que lo modifiquen o adicionen, ACCOUNTASK adoptará medidas para asegurar que los datos personales que reposan en sus bases de datos son precisos y suficientes.
3. Prueba de la Autorización: El titular tiene derecho a obtener copia de la autorización en caso de haberse otorgado al ser necesaria para el tratamiento específico de los datos personales del titular siempre que no se trate de aquellos casos en los cuales la Ley o la relación contractual que se tiene con el cliente y sus agentes, empleados, dependientes, contratistas entre otros que exceptúe a ACCOUNTASK de obtener la autorización del titular.
4. Quejas: Cuando el titular crea que se ha incumplido esta Política o la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, podrá presentar una queja en ese sentido ante ACCOUNTASK.
5. Supresión o revocatoria de autorización: El titular podrá en todo momento, solicitar a ACCOUNTASK la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de uno, algunos o todos los datos personales e información suministrados o recolectados por ACCOUNTASK mediante la presentación de una solicitud sobre el particular mediante el procedimiento descrito en la presente Política. Lo anterior salvo que el titular, agentes, dependientes, contratistas, entre otros, tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de ACCOUNTASK en virtud de las relaciones contractuales existentes.

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ACCOUNTASK.
2. b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad a través de la presentación del registro de defunción del titular y el registro civil del solicitante en donde se muestre su relación de consanguinidad.
3. c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Deberes de ACCOUNTASK respecto del titular del dato:

-Conservar en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular en la medida en que se haya requerido al ser una obligación legal o prueba del otorgamiento de la misma en eventos en los cuales su concesión se realiza a través de acciones inequívocas por parte del titular.

-Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; otorgamiento.

-Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir; conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.

-Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

-Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

Deberes de ACCOUNTASK respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales

-Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad los términos establecidos en esta política.

-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

-Actualizar la información cuando sea necesario o a solicitud del titular.

-Rectificar los datos personales cuando sea procedente o a solicitud del titular.

Deberes de ACCOUNTASK respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

-Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y los casos en que se presenten incidentes de seguridad en la administración de la información de los titulares.

-Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes de ACCOUNTASK cuando obra como encargado del tratamiento de datos personales.

Cuanto ACCOUNTASK realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

-Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, directamente o a través del responsable del tratamiento.

-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

-Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

-Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

-Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio al responsable de la información y éste se lo notifique a ACCOUNTASK.

-Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el responsable de la información, por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

-Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y se presenten incidentes de seguridad en la administración de la información de los titulares.

-Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

De la autorización.

 Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:

En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

-El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y las finalidades del mismo.

-El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

-Los derechos que le asisten como titular.

-La identificación, dirección física o electrónica y teléfono ACCOUNTASK.

En segundo lugar, se obtendrá el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior incluyendo, pero sin limitarse a ello, mensajes de datos. (correo electrónico, mensajes de texto, mensajes a través de aplicaciones móviles, comunicación telefónica y correo físico). Si el titular solicita copia de la autorización concedida se le deberá suministrar.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información en caso de eventos, ferias, congresos y en general programas de asistencia masiva.

Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento y las finalidades del mismo. En ningún caso el sólo silencio del titular, no acompañado de a acciones positivas como el ingreso a los eventos o las instalaciones de ACCOUNTASK podrá considerarse como una conducta inequívoca.

En el caso de los datos recolectados por ACCOUNTASK antes del julio de 2013, ACCOUNTASK podrá obtener la autorización por parte de los titulares de la información acudiendo para el efecto a lo establecido en los numerales 1 y 4 del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013. Para el efecto ACCOUNTASK solicitará autorización a los titulares de los datos para continuar con el tratamiento de sus datos personales a través de mecanismos eficientes de comunicación (mensaje de datos, correo físico, comunicación telefónica) poniendo en su conocimiento las políticas de tratamiento de la información e indicándoles el modo de ejercer sus derechos. En caso de no recibir por parte del titular de la información en un término de treinta (30) días hábiles una solicitud de supresión de sus datos personales, ACCOUNTASK continuará realizando el tratamiento de la información para las finalidades indicadas en su Política de Privacidad, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho a pedir la eliminación del dato.

Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

1. a) La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.
2. b) Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.
3. c) El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales. se debe informar de forma explícita y previa al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

Clasificación y tratamiento especial de ciertos datos personales.

Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes (NNA) que eventualmente recolecten o almacenen con miras a:

-Implementar responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes.

 -Aumentar los niveles de seguridad de esa información.

-Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal del ACCOUNTASK y de terceros.

-Tener presente los requisitos legales y de esta política para su recolección.

Cookies

ACCOUNTASK reconoce que es posible que en su página web se utilicen “cookies”. Por “Cookie” entendemos un archivo pequeño con una cadena de caracteres que se envía al ordenador de quien ingresa a un sitio web, lo cual permite almacenar, entre otras, las preferencias del usuario. Si bien es posible que el usuario aun cuando no permita la utilización de cookies, pueda acceder a la paina web de ACCOUNTASK, para poder administrar y hacer una correcta administración de la página web, es posible que de manera anónima ACCOUNTASK alimente sus sistemas operacionales con la información derivada de las cookies, e identifiquen las categorías de visitantes por rubros como dominios y tipo de “browsers”. Toda esta información podrá ser introducida en los Webmasters de ACCOUNTASK, con la finalidad de proporcionar una mejor experiencia a quienes utilicen la página Web.

Transferencia internacional de datos personales.

Cuando se transfieran datos a un responsable ubicado en otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia, a menos que el país ofrezca un nivel adecuado de protección de datos de acuerdo con los estándares fijados por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

En este sentido, antes de enviar datos personales a responsables del tratamiento ubicados en otro país, los obligados a cumplir con esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales o que el país cuenta con un nivel adecuado de protección de datos de acuerdo con el listado desarrollado por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Transmisiones internacionales y nacionales de datos a encargados.

Cuando ACCOUNTASK desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de colombiano, no deberán ser autorizada por el titular de la Información siempre y cuando existan con el encargado del tratamiento cláusulas contractuales o un contrato de transmisión de datos personales en los que, entre otros aspectos, se pacte lo siguiente:

1. a) Los alcances del tratamiento.
2. b) Las actividades que el encargado realizará en nombre de ACCOUNTASK.
3. c) Las obligaciones que debe cumplir el encargado respecto del titular del dato y ACCOUNTASK.
4. d) La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del responsable observando la presente política.
5. e) El deber del encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
6. f) La obligación del encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.

Procedimientos para que los titulares puedan ejercer sus derechos

A continuación, se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013, como se mencionó anteriormente. Todas las consultas y reclamos se canalizarán a través de los medios habilitados por ACCOUNTASK, quien adoptará mecanismos de prueba de la radicación y trámite de los mismos.

Área encargada de tramitar consultas o reclamos:

En cumplimiento de la normatividad vigente, ACCOUNTASK ha dispuesto que el área encargada de tramitar las dudas, peticiones, quejas y/o reclamos de los Titulares será ACCOUNTASK cuyos datos de contacto son los siguientes:

Teléfonos:                 7 6947179

Correo Electrónico: soluciones@Accountask.com.co

Dirección:                  Calle 32 # 28 – 51 Int. 1002 Bucaramanga.

Consultas

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en el ACCOUNTASK se canalizarán a través de los canales mencionados en el subtítulo anterior. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:

-Fecha de recibo de la consulta.

-Identidad del solicitante.

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos.

La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y/o en esta política. El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida al ACCOUNTASK que contenga la siguiente información:

1. a) Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.
2. b) Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
3. c) Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
4. d) Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas, transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Esta política fue aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 razón por la cual entrará en vigencia a partir del 1 de septiembre de 2018. ACCOUNTASK llevarán a cabo el tratamiento de datos personales de conformidad con sus políticas y procedimientos internos, y en atención a las obligaciones legales que impone el ordenamiento jurídico colombiano. El periodo máximo de duración del tratamiento de datos personales es indefinido, no obstante, se podrá destinar una duración específica para casos en particular. ACCOUNTASK se reserva la facultad de revisar y/o modificar la política de privacidad si así lo considera necesario. Si se realizan cambios en la política de Privacidad, favor de considerar que puede tardar hasta 30 días hábiles antes de que se implementen las nuevas prácticas de privacidad. ACCOUNTASK publicará en su página web cualquier cambio en la presente política de Privacidad y en caso de realizarse cambios sustanciales en torno a las finalidades para el uso de su información y la manera de ejercer sus derechos frente a los datos tratados por ACCOUNTASK, los mismos serán anunciados a través de nuestro sitio y notificados a través de correo electrónico, en caso de ser ello posible, con el fin de permitirle manifestar su aceptación a los mismos.

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